Jak utrzymać porządek w dokumentach?

Organizacja większych ilości dokumentów to prawdziwe wyzwanie zarówno w domu, jak i w firmie. Choć wersje elektroniczne faktur, różnego typu wniosków, zaświadczeń i formularzy to dziś standard, często istnieje prawny wymóg gromadzenia ich w wersji papierowej. Firmowe lub instytucjonalne procedury nie pozwalają zwykle na równoprawne traktowanie skanu dokumentu i jego papierowego oryginału. Jak możemy pomóc sobie w wymagającym zadaniu organizacji papierów?

Gdzie szukać akcesoriów pomocnych w archiwizacji?

Z pomocą wszystkim, którzy potrzebują akcesoriów, ułatwiających organizację dokumentacji przychodzą sklepy i hurtownie papiernicze. W ich ofercie znajdziemy wiele drobnych rozwiązań, które znacznie poprawiają jakość archiwizacji. Mowa przede wszystkim o teczkach, skoroszytach, segregatorach, koszulkach oraz zszywaczach i spinaczach. Obecne możliwości rynku są w tym zakresie bardzo szerokie – do tego stopnia, że możemy mieć nawet problem z wyborem odpowiedniego rodzaju rozwiązania. Oczywiście, należy łączyć te wszystkie możliwości, np. skoroszyt z koszulkami.

Pierwszy krok to dobra segregacja

Jeżeli chcemy opanować chaos w firmowych lub domowych papierach – najlepiej zacząć od starannego przebrania zgromadzonych dokumentów. Warto ustalić, które z nich są zbędne. Tych najlepiej się pozbyć, gdyż zwyczajnie zajmują tylko miejsce, a nam nie są już do niczego potrzebne. Pamiętajmy, że nie należy nigdy wyrzucać dokumentów, zawierających nasze dane. Aby bezpiecznie pozbyć się faktur, wyciągów czy innych tego typu rzeczy warto zaopatrzyć się w niszczarkę lub zwyczajnie stare dokumenty spalić.

Drugi krok to podział tematyczny

Po czynności oddzielenia zbędnych papierów od istotnych dokumentów weźmy się za podział tematyczny. Niech każdy typ posiada własny segregator, teczkę lub skoroszyt. Dobrym zwyczajem jest układanie np. faktur za prąd chronologicznie, tak, aby na wierzchu znajdował się dokument najnowszy, a na samym dnie najstarszy. Takie drobne sprawy są istotne zwłaszcza wtedy, gdy musimy szybko znaleźć potrzebne informacje np. sprzed kilku miesięcy. Pozwala na znaczną oszczędność czasu oraz ochroni nas przed zbędnym stresem.

Teczka czy skoroszyt?

Jeżeli nie jesteśmy pewni, w czym umieścić zgrupowane tematycznie i ułożone chronologicznie dokumenty, wypróbujmy po prostu kilka rozwiązań. Większość osób, które są odpowiedzialne za archiwizację, poleca skoroszyty. Choć teczki (naturalnie opisane odpowiednio) to także dobry pomysł, ich otwieranie może być nieco kłopotliwe. Ten drobny fakt staje się bardzo istotny w momencie, gdy potrzebujemy stałego, możliwie szybkiego dostępu do naszych dokumentów. Ilość dostępnych wariantów skoroszytów jest bardzo duża. Optymalnym rozwiązaniem często okazują się skoroszyty plastikowe, najczęściej formatu A4.

Dodatkowe zalety skoroszytów

Warto wiedzieć, że wśród wielu wariantów skoroszytów istnieją także wersje, które możemy połączyć w większą całość  w jednym segregatorze. Plastikowy skoroszyt A4 wpinany dostępny w sklepie internetowym Biurwa , dodatkowo twardy – to dodatkowe wsparcie w wydajnej i sprawnej archiwizacji. Niektórzy, zwłaszcza bardziej pedantycznie nastawieni, inwestują także w skoroszyty formatu A5. Takie podejście jest dodatkowym zabezpieczeniem przed zgubieniem mniejszych kwitków, np. istotnych paragonów.

Choć utrzymanie porządku w papierach może na pierwszy rzut oka wydawać się żmudnym i trudnym zadaniem – warto poświęcić czas i wysiłek, by to osiągnąć. Zyskamy nie tylko przyjemne poczucie, że wykonaliśmy ważną pracę, lecz także ułatwimy sobie w znacznym stopniu codzienne funkcjonowanie.