Wydarzenia firmowe online - jak to robić dobrze?

Dziś wydarzenia firmowe odbywają się online, offline i hybrydowo. Każde rozwiązanie ma swoje zalety i wady. Wymaga też odmiennego przygotowania. Dobrze zrealizowane na długo zapada w pamięć i pomaga osiągnąć cel, np. zwiększyć rozpoznawalność marki i przyciągnąć nowych klientów. Jak wygląda organizacja eventów online? Jaką wiedzą powinien dysponować reżyser wydarzenia?

Organizacja wydarzeń online stała się ostatnio bardzo modna. Obejmuje występy teatralne, koncerty i targi książek. Pozwala dotrzeć do szerokiego grona odbiorców z różnych zakątków kraju i świata. Poza tym umożliwia połączenie z gwiazdami, które swoją obecnością uświetnią imprezę. Zawsze warto zorientować się, czego oczekuje klient i zastanowić się, jak to osiągnąć. Eventy online mają sporo zalet, ale niekiedy lepiej sprawdzi się profesjonalny klip.

Reżyser eventu online odgrywa kluczową rolę, dlatego nie należy oszczędzać na jego honorarium. Specjalista opracowuje koncepcję wydarzenia, przeprowadza próby techniczne i pilnuje, aby wszystko poszło zgodnie z planem. Koordynuje współpracę z innymi członkami zespołu.

Organizacja eventów online rozpoczyna się od stworzenia scenariusza. Należy uwzględnić w nim rozwiązania technologiczne i lokalizację wydarzenia. Następnie reżyser musi zastanowić się, czy chce przeprowadzić transmisję online, czy udostępnić gotowe i starannie zmontowane nagranie. Odpowiada również za uatrakcyjnienie imprezy firmowej.

Planując eventy online, należy mieć na uwadze czasówkę. Reżyser musi uwzględnić reklamy, przerwy techniczne itp. Powinien stworzyć taki scenariusz, który sprzyja budowaniu napięcia i emocji. Inaczej widz nie zaangażuje się w pełni w wydarzenie, a cel klienta nie zostanie osiągnięty.

Współpraca z dostawcami i firmami zewnętrznymi jest bardzo ważna. Doświadczony event manager dysponuje własną listą kontaktów zawodowych. Odpowiada za zatrudnienie ekipy technicznej, graficznej, filmowej i scenografa. Powinien nadzorować ich pracę i ją koordynować. Wszystko to ma na celu stworzenie wydarzenia, które pozostanie spójne i atrakcyjne dla widza.

Organizacja wydarzeń online stanowi ogromne przedsięwzięcie. Opiera się m.in. na:

• wyborze animacji, grafik i filmów,
• zapewnieniu odpowiedniego podkładu muzycznego,
• wprowadzeniu atrakcyjnych elementów scenografii,
• nawiązaniu współpracy z prowadzącymi,
• przygotowaniu prezentacji i tekstu dla prelegentów.

Dziś wiele firm przenosi imprezy do sieci. Nie należy przy tym zapominać o tym, co wygląda dobrze w kamerze. Odpowiedni strój i makijaż odpowiada za estetykę materiałów audiowizualnych. Kamera uwielbia niektóre kroje, kolory i wzory, a inne ukazuje w nie najlepszym świetle, choć na żywo prezentują się ciekawie. Nagrania “zjadają” sporo barw, dlatego makijaż sceniczny jest mocny. Warto uwzględnić ten aspekt, organizując eventy online.

Reżyser wydarzenia online powinien przeprowadzić próby techniczne, zanim przystąpi do realizacji eventu. Pozwoli to skorygować niektóre aspekty imprezy i przećwiczyć jej scenariusz. Kluczową rolę odgrywają tutaj kwestie związane z:

• nagłośnieniem,
• światłem,
• pracą kamer,
• mikrofonami i odsłuchami,
• oprawą muzyczną i graficzną,
• opóźnieniem streamu.

Jeśli zainteresowała Cię organizacja eventów online, zapisz się na kurs “Reżyseria eventów bez tajemnic – offline, online i telewizyjnych” -  https://emtg.pl/rezyseria-eventow-offline-online-i-telewizyjnych/ Szkolenie poprowadzi praktyk z wieloletnim stażem w branży, który podzieli się swoją wiedzą i doświadczeniem.