Co zrobić po wygraniu przetargu publicznego? Formalności przed podpisaniem umowy

Zanim dojdzie do podpisania umowy, wykonawca powinien dopełnić formalności wymaganych w dokumentach zamówienia, np. przekazać wskazane dokumenty czy wnieść zabezpieczenie należytego wykonania umowy, jeżeli zamawiający go wymaga. Niedopełnienie tych obowiązków może w określonych przypadkach prowadzić do konsekwencji przewidzianych w PZP, dlatego po wyborze oferty trzeba dokładnie sprawdzić wymagania dotyczące zawarcia umowy.

Lista formalności zależy od przedmiotu zamówienia i wymagań określonych przez zamawiającego. Zamawiający może wymagać m.in. kopii uprawnień osób skierowanych do realizacji kontraktu, polisy OC, harmonogramu prac, kosztorysu lub dokumentów dotyczących podwykonawców. Dokładny wykaz dokumentów wymaganych przed zawarciem umowy należy sprawdzić w dokumentach konkretnego postępowania.

Jeżeli ofertę złożyło konsorcjum, przed zawarciem kontraktu zamawiający może zażądać kopii umowy regulującej współpracę wykonawców wspólnie ubiegających się o zamówienie (art. 59 PZP). Dlatego również w tym przypadku trzeba zweryfikować wymagania określone przez zamawiającego i przygotować dokument w odpowiednim terminie.

Jeżeli zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy, co do zasady wnosi się je przed jej zawarciem, chyba że ustawa stanowi inaczej lub zamawiający określi inny termin w dokumentach zamówienia (art. 449 ust. 3 PZP). Służy ono pokryciu roszczeń zamawiającego z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy (art. 449 ust. 2 PZP).

Zabezpieczenie należytego wykonania umowy w formie gwarancji ubezpieczeniowej pozwala spełnić ten obowiązek bez wpłacania pełnej kwoty na rachunek zamawiającego. Dzięki temu wykonawca może zachować środki potrzebne na rozpoczęcie realizacji zamówienia. Dokument gwarancji powinien odpowiadać warunkom zawartym w SWZ i pozostałych dokumentach zamówienia. Trzeba sprawdzić kwotę, dane stron, zakres odpowiedzialności oraz okres obowiązywania. Gwarancje należytego wykonania umowy mogą zabezpieczać zobowiązania związane z realizacją kontraktu, a ich treść powinna odpowiadać wymaganiom konkretnego zamówienia.

W uzyskaniu odpowiedniej gwarancji może pomóc Gwarancje24. Warto zająć się jej przygotowaniem odpowiednio wcześnie, aby wymagane zabezpieczenie było gotowe w terminie wskazanym przez zamawiającego.

W przypadku wykonawcy, którego oferta została wybrana, zamawiający zwraca wadium niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni od dnia zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego (art. 98 ust. 1 pkt 2 PZP). Zwrot wadium następuje zatem na zasadach i w terminach określonych w ustawie.

Do czasu wystąpienia podstawy zwrotu wykonawca powinien zadbać o zachowanie ciągłości wadium zgodnie z wymaganiami postępowania. Ma to szczególne znaczenie w przypadku gwarancji wadialnej, która powinna pozostawać ważna przez wymagany okres.

Ostateczna treść umowy powinna odpowiadać projektowi udostępnionemu w dokumentacji postępowania. Przed podpisaniem należy ponownie sprawdzić termin rozpoczęcia prac, harmonogram płatności, zasady odbioru, kary umowne i wymagane polisy.

Warto również ustalić osoby odpowiedzialne za kontakt z zamawiającym oraz przekazywanie dokumentów podczas realizacji zlecenia. Sprawne dopełnienie formalności po wyborze oferty pozwala podpisać umowę w wyznaczonym terminie i bez opóźnień rozpocząć kontrakt.