Windykacja długów dla firm bez tajemnic – jak odzyskać swoje należności?

W każdej firmie prędzej czy później pojawia się ten sam problem. Niezapłacone faktury i konieczność windykacji. Możesz prowadzić jednoosobową działalnością, a możesz mieć stu pracowników i kilka spółek, a i tak przyjdzie taki moment, że termin płatności za fakturę minął, a po drugiej stronie cisza. Nikt nie odpowiada, nikt nie płaci.

Taka sytuacja nie stanowi niczego wyjątkowego na polskim rynku. To nie jest tak, że jeden klient się wyłamał. Według danych BIG InfoMonitor firmy w Polsce mają ponad 44 miliardów złotych zaległych zobowiązań[i]. Dla 1/3 podmiotów gospodarczych takie opóźnienia wpływają na płynność finansową.

Zatory płatnicze to po prostu część rzeczywistości. Trochę jak korki na drodze, których nikt ich nie chce, ale są. Jedna firma nie płaci drugiej, ta opóźnia kolejną, i tak dalej. W końcu komuś zaczyna brakować na ZUS, na wypłaty, na materiały czy nawet na paliwo.

Co robić w takiej sytuacji?

Pozostaje windykacja należności. Uwaga - windykacja długów firmowych to nie jest żaden straszak. To nie jest coś, po co się sięga „w ostateczności”, kiedy już nic innego nie działa. To normalne narzędzie. Zwykły sposób na to, żeby odzyskać pieniądze i przywrócić normalny obieg pieniądza w gospodarce. Nie trzeba się tego bać. Ale też nie warto z tym zwlekać.

Pierwszym krokiem do odzyskania swoich pieniędzy jest windykacja polubowna. Podczas ugodowej próby ściągnięcia długu od nierzetelnej firmy zwykle wystarcza faktura do tego, żeby rozpocząć działania.

Kiedy termin płatności mija, kwota jest jednoznacznie określona, a dłużnik dalej milczy, nie ma na co czekać, tylko czas najwyższy wysłać wezwanie do zapłaty. Jednak, jeśli dłużnik zalega celowo z płatnościami albo ma trudną sytuację finansową, to samodzielna windykacja zwykle charakteryzuje się niską efektywnością. Dlatego warto rozważyć skierowanie sprawy do specjalistów.

„Istnieje grono efektywnych firm windykacyjnych, które posiadają ogromne doświadczenie w odzyskiwaniu długów.”– tłumaczy Piotr Brzostowiecki Prezes Zarządu Solventoir sp. z o.o. od 20 lat pomagającej przedsiębiorcom odzyskiwać należności – „To co dla właściciela firmy stanowi kłopot organizacyjny i dodatkowe wyzwanie, firma windykacyjna robiła już setki, jeśli nie tysiące razy. Dlaczego nie miałaby odzyskać pieniędzy także dla Twojej firmy?” – dodaje prezes Brzostowiecki  

Wraz z rozwojem sytuacji i biegiem spraw, dobrze mieć pod ręką więcej dokumentów potwierdzających należność, np.: umowę, korespondencję czy dowody odbioru. Ale na początku, podczas polubownego etapu windykacji, nikt nie oczekuje grubego segregatora dokumentów. Liczy się to, żeby zareagować szybko i przekazać jasny komunikat.

Na start wystarczy zwykłe przypomnienie. E-mail albo list bez formalnych zwrotów, ale i bez owijania w bawełnę. Wystarczy numer faktury, termin, kwota i konkretna data, do kiedy ma być zapłacone. Ton spokojny, ale stanowczy. Bez przepraszania, że ktoś upomina się o swoje.

Jeśli to nie działa, to trzeba przejść do kolejnego wezwania. Już z informacją, że sprawa nie zostanie zamieciona pod dywan. Że jak nie będzie płatności, to sprawa pójdzie dalej, czyli do sądu. I tu nie ma miejsca na blef. Jak się zapowiada działanie, to trzeba je podjąć.

Co dalej? Albo pozew, nakaz zapłaty i komornik, jeśli oczywiście są do tego podstawy.

„Zdecydowana większość firm czeka zbyt długo. Bo może zapłaci, bo nie chcą psuć relacji. A potem dług rośnie, a szanse na odzyskanie topnieją. Trzeba pamiętać, że faktury w zależności od branży przedawniają się w okresie od 1 roku do 3 lat. Im później przedsiębiorca zdecyduje się na windykację należności, tym trudniej odzyskać dług” – wyjaśnia zasady odzyskiwania należności Piotr Brzostowiecki, prezes firmy windykacyjnej Solventoir.

Dobrze poprowadzona windykacja nie musi być agresywna. Wystarczy, że jest konsekwentna. Większość dłużników orientuje się, że „żarty się skończyły”. I nagle da się zapłacić.

Z pozoru procedura odzyskiwania długu wydaje się oczywista. Jak jest faktura i klient nie płaci, to się przypomina i po sprawie. Ewentualnie jakieś wezwania do zapłaty. Jednak w praktyce nie wygląd to tak prosto.

1. Właściwie prowadzona „papierologia”.

Wśród bardzo często spotykanych barier nie pozwalających popchnąć sprawy do przodu można spotkać formalności. Błąd na fakturze, czy brak podpisu tam gdzie trzeba, niewłaściwie przygotowana umowa – mogą zmniejszyć szanse na odzyskanie należności. Najczęściej dopiero w sądzie okazuje się, że czegoś brakuje, a bez czego nie można odzyskać długu.

2. Przedawnienie faktury

Druga bardzo ważna kwestia to przedawnienie faktury. Wielu przedsiębiorców nie ma pojęcia, że czas działa tylko na korzyść dłużnika. Możesz mieć rację, ale jeśli przegapisz termin, nic już nie zrobisz. Z przedawnioną fakturą nie da się iść do sądu.

3. Sposób prowadzenia windykacji polubownej

Częsty problem to sposób prowadzenia rozmowy. Ani nadmierna agresja i straszenie, ani zbytnia ugodowość, czy wręcz łagodność nie prowadzą w dobrą stronę. Oba podejścia prowadzą donikąd – agresja zamyka drugą stronę, a nadmierna uległość daje sygnał, że można cię zignorować.

4. Właściwa kalkulacja zysków i strat

Bywają takie sytuacje, że nie opłaca się walczyć o odzyskanie należności. Zdarza się, że koszt windykacji – zwłaszcza gdy w grę wchodzi sąd – przewyższa wartość samej faktury. Wtedy trzeba usiąść, na spokojnie policzyć i ocenić czy w ogóle jest o co kruszyć kopię?

5. Jakoś się dogadamy

Naiwna wiara w to, że „jakoś się dogadamy”. Tę frazę słyszy się najczęściej podczas windykowania należności. Wiesz, co oznacza „jakoś” w windykacji? „Nigdy”. Zanim się zorientujesz, miną terminy, a faktura się przedawni.

Koniec końców, większość błędów nie bierze się ze złej woli. Wynikają raczej z pośpiechu, zbyt dużego zaufania i typowej wiary, że ludzie dotrzymają obietnicy. Niestety – biznes lubi twarde reguły i terminy, a nie miłe intencje.

Z różnych względów nie zawsze wszystkie należności da się odzyskać. Jedną z głównych przyczyn takiego stanu rzeczy jest zbyt długie zwlekanie z windykacją długu. W czasie, w którym przedsiębiorca zwleka i się zastanawia, dłużnik potrafi zniknąć, nie ma już z czego ściągnąć, firma została zamknięta bądź przechodzi restrukturyzację.

Dlatego nie ma na co czekać z windykacją, im szybciej się to zrobi lub zleci firmie windykacyjnej, tym większa szansa na odzyskanie należności. Nic się samo nie zrobi. Potrzebna jest konkretna reakcja przedsiębiorcy.

Przypisy:

[i] RynekPierwotny.pl. 2025. „BIG InfoMonitor: Zadłużenie firm wzrosło o 21% r/r do 44,1 mld zł na koniec marca.” Dostęp 28 października 2025.
https://bigdata.rynekpierwotny.pl/newshub/informacje-rynkowe/big-infomonitor-zadluzenie-firm-wzroslo-o-21-rr-do-441-mld-zl-na-koniec-marca-34755/

^{Artykuł sponsorowany}