Jarmark świąteczny w gminie lub przy szkole. Jak zaplanować stoiska, scenę i zaplecze?

Lokalne jarmarki świąteczne co roku wracają do kalendarzy gmin, szkół i parafii. W powiecie suskim, podobnie jak w całej Małopolsce, organizują je zwykle ośrodki kultury, rady rodziców i koła gospodyń, często siłami kilku osób. Większość problemów da się rozwiązać już na etapie planowania. Trzeba tylko zacząć odpowiednio wcześnie.

Planowanie warto zacząć od pomiaru placu, rynku albo szkolnego boiska. Typowe stoisko zajmuje kwadrat o boku trzech metrów. Między rzędami dobrze jest zostawić alejkę o szerokości trzech lub czterech metrów, żeby rodziny z wózkami mogły się swobodnie minąć. Osobno trzeba zaplanować dojazd dla służb i miejsce na scenę.

Prosty rysunek z wymiarami szybko pokazuje, ilu wystawców można zaprosić. Lepiej przyjąć dziesięć dobrze rozstawionych stoisk niż piętnaście ustawionych zbyt ciasno.

Wystawcy często mają własne zadaszenia, ale różne kolory i wysokości sprawiają, że całość wygląda chaotycznie. Jarmark z jednakowymi stoiskami lepiej prezentuje się na zdjęciach i zostaje w pamięci gości. Z tego powodu gminy i ośrodki kultury często kupują kilka własnych namiotów i udostępniają je wystawcom.

Najczęściej są to namioty handlowe 3x3. Rozkłada się je w kilka minut, mieszczą się w samochodzie, a w komplecie mają ścianki boczne, które zimą chronią sprzedawców przed wiatrem. Stelaż może być stalowy lub aluminiowy. Ten drugi jest lżejszy, co docenią osoby rozstawiające kilkanaście stoisk w ciągu jednego poranka.

Taki zakup przydaje się przez cały rok. Te same namioty można rozstawić na dożynkach, dniach gminy, zawodach sportowych i szkolnych festynach.

Najlepiej sprawdza się układ w kształcie pętli lub podkowy. Goście wchodzą jedną stroną, mijają wszystkie stoiska i wracają drugą, więc żaden wystawca nie stoi na uboczu. Stoiska z jedzeniem i gorącymi napojami warto ustawić w głębi placu. Zapach pierników i gorącej herbaty przyciąga odwiedzających dalej, a kolejka nie blokuje wejścia.

Scena powinna być widoczna z głównej alejki, ale nie tuż przy stoiskach, na których sprzedawcy muszą rozmawiać z klientami. Kilkanaście metrów odstępu zwykle wystarcza, żeby muzyka nie utrudniała rozmowy.

Występy dzieci, kapeli czy grupy kolędniczej to zwykle najważniejszy punkt programu. Jeśli wykonawcy stoją na poziomie widzów, widzi ich tylko pierwszy rząd. Nie trzeba od razu wynajmować dużej sceny z zadaszeniem. Na mały jarmark wystarcza podest sceniczny złożony z kilku modułów.

Pojedynczy moduł ma zwykle wymiary 2 na 1 metr i aluminiową konstrukcję. Sześć takich elementów tworzy scenę o powierzchni 12 metrów kwadratowych, na której zmieści się szkolna grupa jasełkowa. Wysokość zależy od zastosowanych nóg, a wejście ułatwiają schody. Podest wymaga równego i stabilnego podłoża, więc miejsce warto sprawdzić przed imprezą.

W górach grudniowa pogoda zmienia się szybko. Każdy namiot powinien być dociążony, szczególnie na utwardzonym placu, gdzie nie da się wbić kołków. Śnieg trzeba regularnie strącać z dachów, bo mokra warstwa szybko robi się ciężka. Przy bardzo silnym wietrze bezpieczniej jest złożyć stoiska i przenieść część programu pod dach, na przykład do sali gimnastycznej lub remizy.

Jeśli namioty stoją w rzędzie, między dachami warto zamontować rynny, które odprowadzają wodę z topniejącego śniegu. Takie akcesoria, podobnie jak obciążniki, ma w ofercie między innymi sklep internetowy NamiotPro.

• Prąd: wystawcy z ciepłymi napojami i oświetleniem potrzebują przyłączy, a przedłużacze muszą być przystosowane do pracy na zewnątrz.

• Światło: po zmroku nieoświetlona alejka szybko pustoszeje.

• Miejsce do ogrzania się: wystarczy otwarta świetlica lub szkolny korytarz z herbatą.

• Kosze na śmieci i toalety, najlepiej oznaczone już przy wejściu.

• Parking i dojście odśnieżone rano w dniu imprezy.

Formalności zależą od miejsca i skali wydarzenia. Najprościej zapytać o nie w urzędzie gminy już na etapie ustalania terminu.

Sześć tygodni przed terminem to rozsądne minimum. W tym czasie trzeba zebrać zgłoszenia wystawców, ustalić program i sprawdzić sprzęt. Na dwa tygodnie przed jarmarkiem dobrze jest mieć gotowy plan placu z numerami stoisk. W przeddzień zostaje już tylko rozstawienie namiotów, sceny i oświetlenia.

Mały jarmark nie potrzebuje wielkiego budżetu. Potrzebuje porządku: jednakowych stoisk, sceny, na której widać dzieci, i planu na gorszą pogodę. O resztę zadbają kolędy i zapach pierników.