Jak długo należy przechowywać faktury?

Zgodnie z przepisami polskiego prawa udostępnienie dokumentów na żądanie uprawnionych organów kontroli to obowiązek każdego podatnika. Faktury mogą być przechowywane w wersji papierowej lub w wersji elektronicznej, która zdobywa coraz większe uznanie. Program do faktur jest narzędziem, dzięki któremu kilkuletni obowiązek przechowywania faktur nie stanowi problemu.

Obowiązek przechowywania faktur - jak długo?

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2016 r. poz. 710) każdy podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę, która potwierdza i dokumentuje szczególnie sprzedaż. Co więcej, przechowywanie dokumentów księgowych to obowiązek każdego podatnika. Obowiązek trwa 5 lat (licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku). Przechowywanie faktur wiąże się też z obowiązkiem, jakim jest udostępnienie organowi podatkowemu lub innemu organowi kontroli skarbowej dostępu do faktur, które są dokumentami podatkowymi, co oznacza, że podlegają pod ustawę o rachunkowości. Przechowywanie dotyczy:

oryginałów i kopii faktur, ksiąg podatkowych i związanych z nimi dokumentów, dokumentów związanych z inkasem podatkowym, wystawionych kopii.

Gdzie przechowywać faktury?

Ustawa o VAT wskazuje, że podatnicy prowadzący działalność gospodarczą w Polsce powinni przechowywać dokumenty w formie papierowej na terenie kraju. To na nich ciąży obowiązek dopilnowania tego, czy są bezpieczne, a dostęp do nich mają jedynie uprawnione osoby. Trzeba przy tym zaznaczyć, że dokumenty papierowe nie są chronione przed zdarzeniami losowymi. Oznacza to, że w przypadku pożaru czy powodzi łatwo je stracić. Między innymi dlatego wielu przedsiębiorców dostrzega wiele zalet w alternatywie, jaką jest możliwość przechowywania faktur online. Elektroniczne faktury są przechowywane w specjalnie opracowanym programie, gdzie są bezpiecznie. Co więcej, nie są wtedy ograniczone miejscem działalności firmy, ponieważ faktury elektroniczne można przechowywać też poza granicami kraju.

Zasady przechowywania faktur

Regulacje dotyczące tego, jak powinny być przechowywane faktury, zawarte są w art. 112a ust. 1 ustawy o VAT. Stanowią one, że faktury powinny być przechowywane podzielone na okresy rozliczeniowe. Ważne jest także to, aby zachowane były wszystkie środki ostrożności związane między innymi z bezpieczeństwem informacji. Zgodnie z art. 106m ust. 2 ustawy o VAT konieczne jest także zapewnienie autentyczności i integralności dokumentów, treści i czytelności.

Autentyczność rozumie się jako pewność co do tożsamości podmiotu, który dokonuje dostawy towarów lub wykonawcy usługi lub wystawcy faktury. Natomiast integralność gwarantuje, że w fakturze nie zostały zmienione dane.

Jak wystawiać faktury - wybierz fakturowanie online

Faktury papierowe powoli są zastępowane przez nowoczesne formy prowadzenia księgowości i dokumentacji. W tym celu powstają nowoczesne programy do fakturowania online, które umożliwiają wystawianie i przechowywanie faktur elektronicznych. Ich występowanie regulują przepisy ustawy o podatku od towarów i usług, które definiują faktury elektroniczne jako dokumenty wystawiane, otrzymywane i przechowywane w formatach elektronicznych, czyli np. w rozszerzeniu PDF, JPG, XML.

Elektroniczne wersje zawierają te same dane i informacje jak papierowe wersje. Mogą być wysyłane na pocztę elektroniczną lub umieszczane na serwerze, gdzie można je pobrać. Korzystanie z programów do faktur ułatwia prowadzenie dokumentacji i wystawianie dokumentów sprzedaży, ale także ich archiwizację.

Wystawianie faktur online - warunki

Polskie prawo nakazuje, że aby móc wystawiać faktury online trzeba mieć zgodę odbiorcy. Może to być zgoda zawarta w formie pisemnej, za pomocą podpisania regulaminu, zawarta w formie ustnej, a nawet w sposób dorozumiany. Trzeba też korzystać z podpisu elektronicznego lub z elektronicznej wymiany danych zgodnie z umową w sprawie europejskiego modelu wymiany danych. Dopuszcza się także wystawianie faktur online, jeśli w firmie przeprowadza się kontrole biznesowe, które umożliwiają powiązanie faktur z dostawą towaru lub usługą.

Program do faktur a przechowywanie dokumentów

Wystawianie i przechowywanie dokumentów w firmie za pomocą specjalnego programu do wystawiania faktur ma wiele zalet. Przede wszystkim:

aktualizacje 24 godziny na dobę - nieograniczony dostęp do aplikacji i dokumentów pozwala na szybką reakcję z dowolnego miejsca i urządzenia, intuicyjne tworzenie baz danych - program do wystawiania faktur jest narzędziem, które pozwala na archiwizację dokumentów, a także na tworzenie baz swoich firm w obrębie jednego konta. To niezwykle prosta i łatwa w użyciu forma przechowywania dokumentów dla przedsiębiorców, którzy prowadzą różne biznesy, udostępnianie danych wybranym pracownikom - przechowywanie dokumentów w wersji papierowej niesie ze sobą ryzyko utraty, a nawet kradzieży przez pracowników. Elektroniczne faktury w programie do fakturowania online to bezpieczna opcja, dzięki której pracownicy mogą mieć utworzone konta, ale ograniczone funkcjonalności. Przechowywanie faktur jeszcze nigdy nie było takie proste. Wystarczy nadać uprawnienia dla kont zgodnie z rolą, jaką osoby pełnią w firmie, aktualizacje systemu - przedsiębiorcy stale muszą orientować się w zmianach przepisów prawnych i dostosowywać pracę do wymagań związanych z obowiązkiem przechowywania faktur.