Zasady, gdy chcesz osiągać efekty i mieć więcej czasu

Właściwe zarządzanie czasem ma dzisiaj kluczowe znaczenie dla wszystkich tych osób, które w swoim życiu łączą różne role: pracownika, męża, żony, rodzica. Żyjemy aktywnie, pragniemy osiągać wiele i spełniać swoje marzenia. Niestety zazwyczaj na te wszystkie działania brakuje nam czasu, co rodzi frustrację. Poniżej kilka rad, jak to zmienić.

Żyj według planu

Mnóstwo osób wzbrania się przed planowaniem, sądząc, że takie życie jest trudne, sztuczne i nieprawdziwe. W praktyce okazuje się, że jest zupełnie odwrotnie. Ten kto potrafi dobrze planować i te plany realizować zyskuje czas, który może przeznaczać na to, co ważne i przyjemne. Planowanie w obecnych czasach jest dużo łatwiejsze, bo mamy mnóstwo przydatnych narzędzi takich jak aplikacje na telefon, dzięki czemu planowanie zajmie zaledwie chwilkę. Każdy, kto wyrobił sobie nawyk zapisywania zadań w kalendarzu, dobrze wie, że dzięki takim przypomnieniom udaje się realizować więcej.

Nie każdy telefon musi być odebrany

Żyjemy w czasach wszechobecnej potrzeby kontaktu. Nosząc przy sobie telefony mamy poczucie, że musimy być w kontakcie 24 godzin na dobę a przynajmniej przez dzień. To nie jest prawda. Nie każdy telefon, który do nas dzwoni musi być odebrany. Pamiętajmy, że to my rządzimy telefonem a nie telefon nami. Jeśli dzwoni do nas nieznany numer - nie musimy go odbierać. Jeśli dzwoni ktoś a my nie wiemy czyj to numer - możemy to najpierw zweryfikować, sprawdzić czyj to numer. Jeśli dzwoni do nas osoba, z którą nie chcemy rozmawiać - mamy prawą z nią nie rozmawiać.

Ustalaj priorytety i twórz rozsądne plany

Plan na dany dzień powinien być możliwie krótki. Zadania wpisujemy sobie na czas około 6 godzin bo zwykle co najmniej 2 godziny zajmą nam zadania nieplanowane oraz różnego typu przeszkody. Na wstępie należy określić, które zadanie jest u nas priorytetowe czyli popycha nas to przodu. Takie zadanie zawsze robimy jako pierwsze. Nawet jeśli później nasz plan się posypie, bo na przykład gorzej się poczujemy to główne zadanie będziemy mieć wykonane. Na liście umieszczamy więc góra trzy duże zadania. Wpisujemy także przerwy na odpoczynek, posiłki i czas potrzebny do szykowania się do wyjścia. Wiele osób tego nie robi a później dziwią się, że znowu nie udało się wszystkiego zrobić w 8 godzin. Musimy pamiętać, że z każdą godziną nasza efektywność spada, dlatego najpierw zadania ważne i trudne a pod koniec dnia zadania powtarzalne, administracyjne.

Nie rozpraszaj się

Ta zasada jest niby banalna a jednak trudna do stosowania. Mówiąc o nierozpraszaniu mamy na myśli eliminację takich czynników jak powiadomienia, telefon czy portale społecznościowe. Równocześnie chodzi także o to, aby w danym czasie wykonywać tylko jedną czynność i nie przerywać je choćby na chwilę robiąc inne czynności drobne. Takie rozpraszanie bardzo niszczy naszą efektywność. Wiele osób ma problem z czynnościami spontanicznymi. Jest to szczególnie częste przy pracy zdalnej. Ktoś pracuje przy komputerze i nagle zauważa pajęczyny za biurkiem i postanawia zrobić szybkie sprzątanie. W trakcie stwierdzi, że jeszcze zetrze kurze a czas leci. Trzeba się tego bardzo wystrzegać. Jeśli w trakcie pracy przypomnimy sobie o czymś, na przykład o telefonie do wykonania, nastawieniu prania itp. to zapisujemy to ale wykonujemy dopiero po głównej pracy.

Grupuj zadania

Pamiętaj o tym, by zadania podobne zawsze wykonywać w jednym bloku czasowym. Jeśli masz prace komputerowe to rób to za jednym razem, zamiast specjalnie wieczorem po raz kolejny włączać komputer, żeby coś sprawdzić. Gdy do wykonania masz przelew, zrób kilka razem. Podobnie jest z telefonami czy sprawdzaniem maili. Z kolei gdy wyjeżdżasz załatwić sprawę zawodową czy urzędową, po drodze wstąp po zakupy albo zajedź na myjnię. Jeśli chcesz poświęcić na przykład pół godziny na sprzątanie również nie rób tego chaotycznie. Wiele osób w takiej sytuacji robi tak: tu podleją kwiaty, tam przetrą szafkę a w innym miejscu zaczną układanie ubrań. Tu również rozsądniej jest postępować tematycznie. Wybieramy jeden blok czynności ze sobą powiązanych. Może to być przetarcie drzwi wewnętrznych i listew przypodłogowych. Można w jednym pomieszczeniu pochować wszystkie niepotrzebne przedmioty. Ważne jest, żeby przed rozpoczęciem tego sprzątania wiedzieć co chcemy zrobić i przygotować sobie sprzęt.

Nie trać czasu, gdy na coś czekasz

Nikt z nas nie lubi tracić czasu, jednak zdarzają się okoliczności od nas niezależne. Czekamy na przedłużającą się wizytę u lekarza, na pociąg, samolot, jedziemy komunikacją. Zawsze wtedy możemy przeglądać maile, porządkować telefon, robić zakupy spożywcze przez Internet. Dobrym sposobem jest też słuchania audiobooków albo czytanie książek.