Rozmowa z audytorem ISO – jak przygotować pracowników do rzetelnego i partnerskiego udziału w audycie?

Audyt ISO nie powinien być dla pracowników źródłem stresu ani zaskoczenia. Dobrze przygotowany zespół rozumie, po co odbywa się taki proces, jaka jest jego funkcja i jak mówić o codziennej pracy w sposób konkretny oraz zgodny z rzeczywistością, żeby działanie przyniosło oczekiwane efekty. Jak przygotować do niego swoich pracowników? Podpowiadamy!

Najlepsze przygotowanie do audytu nie polega na tworzeniu sztucznego scenariusza odpowiedzi, a na tym, aby pracownicy czuli się pewnie i mówili o swojej pracy zgodnie z faktami. Kadra zarządzająca ma tu duże znaczenie. Jeśli przedstawia audyt jako stresujący egzamin, zespół przyjmie postawę defensywną. Jeśli pokaże go jako element doskonalenia organizacji, pracownicy łatwiej wejdą w rozmowę z audytorem i będą bardziej otwarci na pytania.

Firmy, które chcą lepiej przygotować zespół do audytów, mogą skorzystać z praktycznych szkoleń. Mogą też skorzystać z usługi szkolenia na audytora ISO dla jednego z pracowników, aby ten później pomógł kolegom i koleżankom zrozumieć przebieg procesu, sposób zadawania pytań, ocenę dowodów i komunikację z audytowanymi osobami. Firma DNV oferuje szkolenia z tego zakresu oraz certyfikację systemów zarządzania dla organizacji z różnych branż, w tym w obszarze jakości, bezpieczeństwa informacji i innych standardów ISO. Sprawdź ofertę i przygotuj pracowników do świadomego, spokojnego i partnerskiego udziału w audycie.

Każdy pracownik uczestniczy w systemie zarządzania w inny sposób. Inne pytania może usłyszeć osoba z produkcji, a inne pracownik administracji, działu IT, zakupów, HR, sprzedaży czy kadry kierowniczej.

Pracownik powinien umieć opisać, za co odpowiada, jakie dokumenty wykorzystuje, jak potwierdza wykonanie zadania i co robi, gdy pojawi się problem. W przypadku bezpieczeństwa informacji może to być np. sposób postępowania z hasłami, dostępami, dokumentami, incydentami lub danymi klientów. To obszar, w którym szczególnie przydaje się wiedza zdobyta podczas szkoleń, jakie prowadzi audytor – np. z zakresu ISO 27001.

Dobrą praktyką jest przeprowadzanie krótkich rozmów próbnych lub skorzystanie ze szkolenia, które może poprowadzić audytor wewnętrzny. Nie muszą one mieć formalnego charakteru. W ramach przygotowania do rozmów audytowych wystarczy zapytać pracowników, jak wykonują swoje zadania, gdzie znajdują aktualne procedury i co robią w razie niezgodności. Dzięki temu łatwiej wychwycić luki w wiedzy oraz miejsca, w których procedury są niezrozumiałe albo nie pasują do praktyki.

Przygotowanie zacznij od wyjaśnienia, czym jest audyt i czego będzie dotyczył. Pracownicy powinni wiedzieć, że audytor sprawdza, czy system zarządzania działa zgodnie z obowiązującymi wymaganiami, procedurami firmy i praktyką. To ważne, bo wiele osób kojarzy audyt z kontrolą osobistą. W efekcie pracownicy odpowiadają nerwowo, zbyt ogólnie albo próbują mówić to, co ich zdaniem kontrolujący chce usłyszeć. Tymczasem najlepsze odpowiedzi są zwykle najprostsze: jak wygląda dany proces, kto za niego odpowiada, gdzie znajdują się dokumenty, jak zgłasza się niezgodności i co pracownik robi w konkretnej sytuacji.

Przed audytem przypomnij najważniejsze procedury, instrukcje i zapisy. Pamiętaj jednak, że na tym etapie nie chodzi o uczenie się ich na pamięć. Pracownik powinien rozumieć, które zasady dotyczą jego stanowiska i gdzie może znaleźć potrzebne informacje, szczególnie jeśli pracuje przy systemach związanych z jakością, bezpieczeństwem informacji, środowiskiem czy ciągłością działania.