Czy można po 1 kwietnia fakturować poza KSEF?

Obecnie poza KSeF faktury mogą wystawiać najmniejsze podmioty, które wystawiają dokumenty do 10 tys. zł brutto miesięcznie. Co w przypadku kiedy przedsiębiorca, który zarabia więcej wystawi papierową fakturę, a nie ustandaryzowaną? Warto przygotować się na potencjalne konsekwencje ze strony prawa.

Zasady fakturowania po 1 kwietnia 2026

Od 1 kwietnia 2026 obowiązek KSEF obejmuje wszystkich przedsiębiorców, których obrót w 2024 roku nie przekroczył 200 mln zł (duże firmy o wyższych obrotach muszą stosować KSeF już od 1 lutego 2026 r.). Najmniejsze podmioty mogą wystawiać faktury papierowe lub zwykłe faktury elektroniczne (np. PDF wysłany e-mailem) do 31 grudnia 2026 r., jeśli łączna wartość sprzedaży brutto (z VAT) udokumentowanej fakturami w danym miesiącu nie przekracza 10 000 zł. Jeśli chociaż jedna faktura sprawi, że firma przekroczy ten limit, to od tego momentu wszystkie kolejne faktury trzeba będzie wystawiać w KSeF. Do końca roku faktury uproszczone (paragony z NIP) do kwoty 450 zł brutto również można wystawiać poza KSEF. Bilety autostradowe czy bilety na pociąg również będą poza systemem.

Dział księgowy lub zewnętrzne biuro rachunkowe pobiera fakturę, którą wystawili kontrahenci. Program sam pobiera niezbędne dane, a osoba uprawniona je weryfikuje. Nie trzeba nosić czy wysyłać dokumentów papierowych, wszystko odbywa się elektronicznie. Jeżeli szukasz doświadczonych specjalistów, którzy zadbają o sprawy księgowe Twojej firmy, skontaktuj się z https://anavo-ksiegowosc.pl/.

Konsekwencje wystawiania faktur poza KSEF

Faktura nie wystawiona przez KSEF nie będzie uznawana za dokument wiążący. Przedsiębiorca w ten sposób nie dopełnił obowiązku, a klient nie będzie mógł odliczyć VAT-u. Do końca 2026 roku Ministerstwo Finansów wprowadziło „parasol ochronny”. Mimo że obowiązek fakturowania w KSEF trwa od początku roku, kary pieniężne za wystawienie faktury poza systemem nie będą nakładane. W kolejnym roku kary te mają być dotkliwe i wynosić nawet do 100% kwoty podatku VAT wystawionego na fakturze. W przypadku faktury bez wykazanego podatku VAT kara finansowa będzie wynosić do 18,7% kwoty należności ogółem wykazanej na  fakturze wystawionej poza KSEF. Podatnik będzie musiał uregulować na rachunek bankowy właściwego urzędu skarbowego w terminie do 14 dni od dnia przesłania informacji o nałożeniu kary. Wyjątek stanowi brak możliwości wystawienia faktury z powodu awarii systemu. Wówczas można ją wystawić offline z kodem QR, a w ciągu 7 dni wprowadzić do KSEFu.

Wystawianie faktur według dotychczasowego systemu niesie ze sobą konsekwencje podatkowe i finansowe. Może powodować problem z wykazaniem podatku należnego. Odliczeniem VAT-u przez nabywcę czy spory z kontrahentami. Warto zadbać o odpowiednie przeszkolenie w tym zakresie i systematyczną naukę, która pozwoli na poprawne fakturowanie.