System magazynowy - dlaczego warto go mieć?

System magazynowy to oprogramowanie, które pozwala skutecznie zarządzać magazynem, co jest istotne przede wszystkim w przypadku przedsiębiorstw handlowych. Czym jest system magazynowy? Dlaczego warto go mieć? Odpowiedzi na te i inne pytania znajdują się w niniejszym artykule.

System magazynowy (z ang. Warehouse management system - WMS) to oprogramowanie umożliwiające optymalizację pracy magazynu. Pozwala ono bowiem nie tylko efektywnie zarządzać przepływem towarów, ale także usprawnić poszczególne procesy magazynowe. W tym miejscu należy podkreślić, że WMS może funkcjonować jako osobne oprogramowanie lub być zintegrowany z systemem zarządzania ERP, co ułatwia wymianę informacji pomiędzy poszczególnymi działami firmy. Istotne jest także to, że wykorzystywane obecnie systemy magazynowe można obsługiwać zarówno z poziomu komputera, jak i urządzeń mobilnych, co pozwala korzystać z ich pełnej funkcjonalności, np. czytnika kodów QR.

Korzystanie z systemu magazynowego nie tylko ułatwia zarządzanie magazynem, ale w wielu przypadkach jest również obowiązkiem nakładanym przez prawo. Zgodnie z Ustawą o Rachunkowości z system magazynowy muszą posiadać firmy handlowe i produkcyjne, które są zobligowane do prowadzenia ksiąg handlowych (spółki kapitałowe i spółka z o.o.) bądź prowadzą te księgi dobrowolnie lub w wyniku przekroczenia określonych limitów (spółki cywilne, osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą). Warto jednak zaznaczyć, że podmioty, które nie są prawnie zmuszone do prowadzenia gospodarki magazynowej (np. firmy opodatkowane w KPiR lub ewidencji przychodu) mogą korzystać z systemu magazynowego dobrowolnie, co pozwoli im uzyskać wiele korzyści.

Jak wspomniano w poprzednim akapicie przedsiębiorstwa wykorzystują systemy magazynowe nie tylko z uwagi na fakt, że obligują je do tego przepisy prawa, ale również w celu uzyskania własnych korzyści. Co można do nich zaliczyć? Przede wszystkim fakt, że zautomatyzowane prowadzenie gospodarki magazynowej umożliwia bezpośredni wgląd w ilość towarów, którymi dysponuje firma. Program magazynowy pozwala także w szybki sposób uzyskać szczegółowe informacje na temat artykułów znajdujących się na magazynie, czego przykładem może być cena, nr partii, czy popyt na dany towar. W efekcie dzięki danym z systemu można świadomie składać zamówienia, czy wystawiać na sprzedaż towary, które powinny zejść z magazynu w pierwszej kolejności. W tym miejscu warto podkreślić, że systemy magazynowe są nieocenione w przypadku firm prowadzących sprzedaż przez Internet. Zintegrowanie bieżącej kontroli stanów magazynowych z oprogramowaniem sklepu pozwala bowiem podawać dokładne informacje w zakresie dostępności produktów. W efekcie można uniknąć sytuacji, w której klient widząc dostępność artykułu zamawia go przez Internet, a sprzedawca w momencie realizacji zamówienia stwierdza brak tego towaru na magazynie.

Podsumowując należy stwierdzić, że funkcjonalność systemów magazynowych pozwala przedsiębiorcom uzyskać wiele korzyści. W efekcie korzystają z nich nie tylko firmy, które obligują do tego przepisy, ale również przedsiębiorstwa, które robią to dobrowolnie.