Kiedy posiedzenie organów spółki kapitałowej może przybrać formę zdalną?

Nowe wyzwania, z którymi już od niemal dwóch lat radzą sobie przedsiębiorstwa, organizacje pozarządowe czy instytucje publiczne wymagają szerokich zmian organizacyjnych, włączając w to formalne realizowanie posiedzeń w formie zdalnej. Kiedy ustawodawca dopuszcza możliwość organizacji posiedzenia w trybie zdalnym?

Zgromadzenia zarządu - podstawowe informacje 

Zwyczajowo przyjęło się, że wszelkiego rodzaju zgromadzenia spółek kapitałowych powinny mieć miejsce w siedzibie spółki, o ile sama umowa spółki nie wskazywała dotychczas innego, konkretnego miejsca w Polsce, gdzie takie posiedzenie organów decyzyjnych miałoby się odbyć. Oczywiście dopuszczalne było, by tego typu posiedzenia były również organizowane epizodycznie w innych miejscach na terenie Polski, po pisemnym zaakceptowaniu takiego miejsca przez wszystkie zainteresowane strony.

Jednak, jak dobrze wiemy, począwszy od I kwartału 2020 roku sytuacja związana z pandemią, a zarazem liczne restrykcje dotykające konieczności zachowania dystansu społecznego wytworzyły pewnego rodzaju problemy logistyczne, które utrudniały możliwości podejmowania uchwał i decyzji, które w przeszłości były egzekwowane właśnie podczas takich posiedzeń. I choć przepisy związane już w przeszłości wprowadziły pewne wytyczne umożliwiające działanie bez konieczności bezpośredniego zgromadzenia, to dopiero ustawa z dnia 31 marca 2020 roku zapewniła możliwość dostosowania praktyk korporacyjnych do aktualnego ładu prawnego. 

Sytuacje wymagające zdalnego zgromadzenia - wytyczne prawne 

Ustawa datowana na 31 marca 2020 roku zawiera szereg zmian związanych kodeksem spółek handlowych. Główna i największa zmiana dotyczy możliwości funkcjonowania rad nadzorczych i porozumiewania się na zasadzie posiedzeń za pośrednictwem zdalnych środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość, ale też w trybie pisemnym bezpośrednim oraz w trybie pisemnym za pośrednictwem innego członka. 

Kiedy zdalne zgromadzenie może być skutecznie zorganizowane? Przede wszystkim, kiedy umowa spółki bezpośrednio nie wyłącza takiej możliwości. Jeśli sama umowa nie zawiera żadnych informacji na temat zdalnych posiedzeń, a sytuacja nadzwyczajna nie sprzyja bezpośrednim zgromadzeniom, spotkanie w formie zdalnej może być możliwe. 

Kolejna kwestia, którą należy bezwzględnie poruszyć to akceptacja regulaminu udziału w zgromadzeniu oraz określenie zasad dla głosowań tajnych. Każdy uczestnik jest zobowiązany do zapoznania się z nim, a także akceptacji lub odrzucenia. W tym przypadku jednak nie ma wymogu jednomyślności - by zdalne posiedzenie mogło się odbyć, niezbędna jest bezwzględna większość osób chętnych na taką formę.

Posiedzenie zarządu, rady nadzorczej i zgromadzenie wspólników czy akcjonariuszy - różnice w zasadach zdalnego spotkania

Jak możliwość prowadzenia obrad i podejmowania uchwał w formie zdalnej różni się w zależności od konkretnego zgromadzenia? W przypadku zdalnego posiedzenia zarządu spółki cywilnej lub spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, jak wcześniej wspomniano, przewiduje się możliwość porozumienia się w trybie zdalnym bez konieczności zmiany w ustawie i statucie. A zatem zdalne posiedzenie zarządu może odbyć się w trybie zdalnym, pisemnym przy jednoczesnym zaakceptowaniu regulaminu takich posiedzeń.

W przypadku zdalnego posiedzenia rady nadzorczej sytuacja wygląda podobnie - spotkanie może odbyć się w formie zdalnej i pisemnej. W przypadku zdalnych zgromadzeń wspólników lub walnego zgromadzenia akcjonariuszy przewiduje się jednak dodatkowe wymagania, takie jak zapewnienie dwustronnej komunikacji w czasie rzeczywistym, a także wykonanie osobistego prawa głosu (ew. poprzez pełnomocnika) w trakcie, lub przed walnym zgromadzeniem.