Jakie dokumenty można zniszczyć w niszczarce?

Niszczenie dokumentacji wytwarzanej przez biuro często jest bagatelizowane. Jest to jednak bardzo ważna sprawa, również z punktu widzenia prawnego. Sprawdź, czy wytwarzane przez Ciebie dokumenty należy niszczyć, a także to jak należy robić to prawidłowo.

Dlaczego należy niszczyć dokumenty? 

Oszustwa polegające na wykorzystaniu obcych danych osobowych z roku na rok stają się coraz powszechniejsze. Nawet ogromne firmy co rusz padają ofiarą ataków, które skutkują wyciekiem wrażliwych informacji. Nie zawsze da się przed nimi zabezpieczyć w 100 procentach, ale niezależnie od tego należy zrobić wszystko, by chronić dane zarówno dotyczące funkcjonowania firmy, jak i zawieranych przez nią umów, a także samych pracowników oraz jej klientów. Nawet jeżeli opierasz się głównie na elektronicznym obiegu dokumentów, z pewnością wytwarzasz jakąś ich część w formie fizycznej. Pozbycie się ich w bezpieczny sposób wymaga posiadania specjalistycznych urządzeń biurowych. Tylko certyfikowana niszczarka pozwoli Ci na zutylizowanie dokumentacji w taki sposób, by nie dało się jej z powrotem odtworzyć. Dzięki temu będziesz mieć pewność, że wszelkie dane wytwarzane lub przetwarzane przez Twoje biuro będą całkowicie bezpieczne. 

Jakiego rodzaju dokumenty utylizować?

Wszelkie dokumenty, które zawierają dane osobowe, powinny zostać zniszczone. Ich wykradzenie oznacza nie tylko spadek reputacji firmy, ale także możliwe konsekwencje prawne. Co istotne, dokumentacje należy niszczyć nie tylko przez wzgląd na ryzyko kradzieży. Wyrzucenie jej w formie możliwej do odczytania jest przestępstwem.  Utylizacja dotyczy oczywiście dokumentacji, która nie podlega obowiązkowi przechowywania w archiwum zakładowym przez określony okres, albo takiej, której czas przechowywania już minął. Mogą być to na przykład stare paragony, nieaktualne umowy i wiele innych. Szczegółowe przepisy dotyczące tego zagadnienia reguluje RODO. 

Nie tylko papier - niszczenie danych na innych materiałach i nośnikach

Pozbywanie się dokumentacji w prawidłowy sposób jest bardzo ważne. Niszczarki biurowe przeznaczone do tego celu powinny spełniać odpowiednie normy, dostosowane do rodzaju dokumentów wytwarzanych w biurze. Co istotne, mowa tu nie tylko o wydrukach papierowych. Dane poufne znajdują się także na nośnikach elektronicznych takich jak płyty CD i DVD i pamięciach przenośnych w postaci popularnych pendrive’ów USB czy dysków zewnętrznych. Informacje usunięte z nośnika mogą zostać odzyskane przez wprawnych hakerów, dlatego często zachodzi potrzeba zniszczenia ich także w sposób fizyczny. Wysokiej jakości urządzenia biurowe są w stanie poradzić sobie z tym zadaniem. Niszczarki tego typu posiadają mocniejsze ostrza, które znakomicie radzą sobie z twardszymi od papieru materiałami. Jeżeli w Twoim biurze często zachodzi potrzeba utylizacji tego typu nośników, koniecznie przed zakupem niszczarki sprawdź, czy przystosowana jest do tego typu pracy. Warto również poradzić się ekspertów z branży urządzeń biurowych. Sprawdź stronę For Copy w celu pozyskania najrzetelniejszych informacji!