Zarządzanie dokumentacją papierową – jak uporządkować stosy papieru w biurze?

Piętrzące się stosy dokumentów, zaginione umowy i wieczne poszukiwanie brakujących faktur — to nie scena z filmu, a rzeczywistość wielu firm. Tymczasem skuteczne zarządzanie dokumentacją papierową to nie tylko kwestia organizacji, ale przede wszystkim prawny obowiązek ochrony danych osobowych. Zatem, w jaki sposób uporządkować ten chaos? Dowiesz się tego z naszego artykułu.

Porządkowanie dokumentów firmowych — dlaczego jest tak ważne?

Odpowiednie przechowywanie dokumentów firmowych podnosi poziom wygody pracy i korzystnie wpływa na wydajność pracowników. Dzięki uporządkowanej dokumentacji papierowej łatwiej jest odnaleźć niezbędne dane, podjąć odpowiednie decyzje i ograniczyć ryzyko pomyłek.

Przechowywanie dokumentów firmowych w zorganizowany sposób pozwala na stworzenie ich przejrzystej struktury. Pomaga to skatalogować dokumenty na te, które wykorzystywane są na co dzień i te, które mogą zostać zarchiwizowane. Wiele danych musi być przechowywanych jeszcze długo po ich wykorzystaniu do celów operacyjnych firmy. O profesjonalnej archiwizacji możesz przeczytać na stronie: https://www.ekoakta.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/ 

Porządkowanie dokumentów jest także ważne ze względu na obowiązujące w Polsce prawo, zwłaszcza RODO. Przepisy te zrewolucjonizowały zasady zarządzania danymi osobowymi. Wszystko po to, aby ograniczyć liczbę nadużyć będących wynikiem wycieku danych.

Firmy, których dokumenty są nieuporządkowane, narażają siebie i swoich klientów, na dostanie się danych chronionych w niepowołane ręce. Skutkować to może np. wyłudzeniami lub kradzieżą tożsamości.

Co to może oznaczać dla Twojej firmy? Konsekwencje kar finansowych, a nawet pozbawienie wolności.

Dokumenty firmowe — jak je dobrze uporządkować?

Zdajemy sobie sprawę, że wszystko, co przeczytałeś dotychczas w tym artykule, może wydawać się trudne. Na szczęście rozwiązaniem jest odpowiednie uporządkowanie firmowej dokumentacji.

Prawidłowe przechowywanie dokumentów firmowych powinno polegać na:

• segregowaniu dokumentów według ich kategorii (np. dokumenty księgowe, podatkowe, umowy, etc.),
• oznaczeniu dokumentacji stosownymi datami i nazwami,
• zastosowaniu odpowiednich materiałów do przechowywania (segregatory, pudła archiwizacyjne, szafki na biurka, szafy pancerne),
• ograniczenie dostępu wyłącznie dla osób upoważnionych (zabezpieczenie przed wyciekiem danych),
• zabezpieczeniu dokumentów przed uszkodzeniem, zniszczeniem lub utratą,
• regularnej archiwizacji dokumentów nieaktywnych,
• digitalizacji dokumentów do postaci elektronicznej.

Wszystkie te działania prowadzą do porządku w dokumentach firmowych. Co ważne, pozwalają zabezpieczyć te dokumenty, które w firmie nie są wykorzystywane na co dzień, jednak prawo wymaga ich przechowywania przez określony czas. Do takich należą np. dokumenty z kategorii BE10. Są to dane, które należy przechowywać przez 10 lat.  

Jak zabrać się za takie porządkowanie? Dobra wiadomość jest taka, że w ogóle nie musisz robić tego samodzielnie. Wyspecjalizowane do tego firmy, świadczące usługi z zakresu archiwizacji dokumentów, mogą stać się nieocenionym wsparciem. Jeśli chcesz zapanować nad chaosem w firmowej dokumentacji, nie tracąc przy tym cennego czasu operacyjnego — rozważ tę właśnie opcję.