Niszczenie dokumentów a ochrona danych osobowych. Jak wybrać firmę oferującą niszczenie dokumentów?

Niszczenie dokumentów jest powinnością wynikającą z obowiązujących przepisów i ma na celu ochronę danych osobowych. Niszczenie dokumentacji trzeba przy tym traktować sumiennie, gdyż wszelkie uchybienia w tej materii są surowo karane, a finansowe obciążenia to tylko część trudności, z jakimi mierzą się firmy zaniedbujące ochronę danych niejawnych. Jak poprawnie zorganizować i komu powierzyć niszczenie dokumentów firmowych?

Do niszczenia dokumentów zobowiązane są wszystkie podmioty, które administrują danymi osobowymi oraz danymi poufnymi. O należyte i zgodne z prawem, a więc przede wszystkim nieodwracalne niszczenie dokumentów i danych warto zatroszczyć się niezależnie od skali prowadzonego biznesu, ponieważ za naruszenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych i RODO grożą poważne sankcje. Firmy, które nie dopilnują niszczenia dokumentów firmowych, faktur, dokumentacji medycznej czy kartotek z danymi kontaktowymi nie tylko muszą płacić olbrzymie kary finansowe, ale też narażone są na kłopoty natury prawnej i wizerunkowej. Niesumienna utylizacja dokumentów i danych może wywołać roszczenia ze strony osób, których dane wyciekły. Może też przyczynić się do utraty zaufania do marki i pogorszenia reputacji firmy. Niszczenie dokumentów cyfrowych i papierowych pozwala też zapobiegać wyciekom ważnych tajemnic firmowych, np. związanych ze strategią firmy, patentami czy finansami.

Niszczenie dokumentów we własnym zakresie nie ma dziś już racji bytu – jest to zadanie zbyt czasochłonne, a niszczenie dokumentów cyfrowych utrwalonych na dyskach czy płytach wymaga użycia specjalistycznego sprzętu, którym nie dysponuje przeciętny przedsiębiorca. Standardem jest więc zlecanie utylizacji dokumentów firmom oferującym tego rodzaju usługi. Przy wyborze firmy świadczącej usługi niszczenia dokumentów warto jednak sprawdzić, czy wybierana firma może zagwarantować w 100% wierną prawu realizację usługi, jest godna zaufania i rzetelna. Firma niszcząca dokumenty i dane powinna ponadto dysponować doświadczeniem w utylizacji nośników danych oraz certyfikowanym sprzętem, który gwarantuje nieodwracalne i pełne zniszczenie utylizowanych dokumentów. Dobrze też, by niszczenie dokumentów i danych połączone było z ich odbiorem, przebiegało sprawnie i pod nadzorem.

Niszczenie dokumentów to jedna ze specjalności firmy Stena Recycling, która zrewolucjonizowała wiele usług związanych z zarządzaniem odpadami i ich utylizacją. Stena Recycling organizuje odbiór i niszczenie dokumentów według wielokrotnie sprawdzonej procedury zapewniającej pełną ochronę danych od przejęcia dokumentów aż do ich całkowitego zniszczenia w monitorowanej niszczarni oraz bezproblemowy i szybki przebieg całej operacji. Eksperci Stena Recycling realizują proces niszczenia dokumentów na profesjonalnym sprzęcie i zgodnie z obowiązującą normą, a na koniec wystawiają specjalny certyfikat potwierdzający zniszczenie danych. Powierzając niszczenie dokumentów Stena Recycling, można też mieć pewność, że dane zostaną w 100% zniszczone, ponieważ firma poddaje recyklingowi nośniki danych przeznaczone do utylizacji oraz pozostałości po papierowej dokumentacji. To też skuteczna droga, by przy okazji utylizacji danych zadbać o ochronę środowiska.