Jak zorganizować firmowy event online?

Pandemia koronawirusa zmieniła branże eventową. Pierwsze tygodnie były dla niej dramatyczne. Zakaz zebrań całkowicie ją sparaliżował. Z tygodnia na tydzień zaczęto jednak zastanawiać się nad tym jak wyjść z tej niezwykle trudnej sytuacji. Rozwiązaniem okazały się wydarzenia organizowane online. Z początku dość nieudolnie, chałupniczo, potem coraz bardziej profesjonalnie. Dziś po dwóch latach pandemii w wielu branżach wręcz wymaga się by każde istotne wydarzenie branżowe transmitowane było w sieci. Organizujesz swój event i zastanawiasz się jak przenieść go do Internetu? Mamy dla Ciebie kilka podpowiedzi.

Event hybrydowy

Musisz pamiętać, że obecnie funkcjonują dwie formuły transmisji wydarzeń branżowych. Całkowicie online oraz hybrydowe, czyli wydarzenie stacjonarne wzbogacone o live streaming. Event hybrydowy ma za zadanie ściągnąć możliwie jak największa grupę odbiorców. Zawsze bowiem pozostaje stosunkowo spora liczba osób, które są zainteresowane szkoleniem lub konferencją, ale z różnych powodów nie mogą stawić się na nie osobiście np. mieszkają na drugim końcu Polski. Dla tych odbiorców event hybrydowy jest szansą na uczestnictwo w wydarzeniu. Dla organizatora jest to natomiast szansa na to by umożliwić uczestnictwo w wydarzeniu każdemu zainteresowanemu, a przez to wypracować większy zysk, aniżeli samym tylko wydarzeniem stacjonarnym.

Event online

Drugą formułą jest wydarzenie realizowane całkowicie online. Nie ma ono swojej odsłony stacjonarnej lub jest ona ograniczona do niezbędnego minimum publiczności np. 20-30 osób w studiu. W ramach tej formuły transmisja może być prowadzona ze studia lub Sali konferencyjnej, ale nie ma problemu by poszczególne prelekcje realizowane były z innych miejsc. Transmisje te muszą jednak reprezentować określoną jakość. W wydarzeniach online, poza prelekcjami, liczy się także tzw. otoczka, czyli również aspekty offline, które wzbogacać mają doświadczenia użytkownika. O czym warto pamiętać?

• Paczka z pakietem uczestnika

Organizatorom wydarzeń, które to mają aspiracje do walki o miano czołowych wydarzeń branżowych w kraju, zależeć powinno na tym by pokazywać wysoką jakość na każdym polu, nie tylko merytorycznym. Świetnym rozwiązaniem jest pakiet uczestnika, który przesyłany jest pocztą, pod adres każdego zapisanego na wydarzenie widza. W pakiecie mogą znaleźć się np. koszulka, smycz z logo wydarzenia, kupony rabatowe od partnerów, notatnik, długopis czy ołówek z logo wydarzenia. Wszystko to sprawia, że wydarzenie online wydawać się będzie dużo bardziej namacalne

• Osoba do obsługi czatu

Czat na żywo to nieodzowny element każdego wydarzenia online. Pamiętać jednak musimy, że ktoś musi go moderować, a także zapewniać przepływ informacji między uczestnikami czatu a prelegentami. W trakcie prelekcji pojawiać mogą się na czacie istotne pytania, do których odnieść powinien się prelegent.

• Spotkania z prelegentami

Chcąc podnieść cenę za uczestnictwo w konferencji online zaoferować można spotkania z prelegentami w małych grupach roboczych w formie wideokonferencji. Będzie to okazja do tego by porozmawiać bezpośrednio z prelegentem po jego wystąpieniu, zadać mu nurtujące nas pytanie, czy dopytać o szczegóły interesującego nas wątku.

• Reklamy w przerwach

Warto przemyśleć także to co będą widzieć użytkownicy na ekranach swoich monitorów w trakcie przerw pomiędzy prelekcjami. Czy będzie to tylko zegar informujący o czasie pozostałym do kolejnego wystąpienia, czy też zdecydujemy się na reklamy sponsorów. Nie można pozostawić użytkownika samemu sobie, obniży to ocenę jakości wydarzenia.

• Materiały do pobrania

Materiały do pobrania, prezentacje prelegentów, linki do publikacji, szablony dokumentów, wszystko to może być dodatkiem do wystąpień online. Duża liczba prelekcji niesie za sobą równie duża liczbę materiałów, stad też warto rozważyć ich zebranie w jednym miejscu, po to by użytkownicy mogli stosunkowo łatwo do nich sięgnąć.

• Materiały archiwalne

Los płata figle. Przerwy w transmisji, brak obrazu, brak dźwięku, to niestety ryzyko jakie ponoszą organizatorzy wydarzeń online. Warto na taki wypadek zastanowić się nad biblioteką materiałów archiwalnych, nagrań wystąpień, która byłaby udostępniana jeszcze w dniu wydarzenia. Dzięki temu nawet jeśli jakiś użytkownik natrafiłby na problem z odbiorem sygnału, to mógłby przejrzeć cały materiał jeszcze raz np. wieczorem.